Entä jos jokaisella esihenkilöllä olisi oma johtamisen asiantuntija, jolta voisi kysyä neuvoa milloin tahansa?

Maia (Multimodal Agentic Interactive AI Avatar) on tekoälypohjainen, ihmismäinen avatar-keskustelukumppani, joka auttaa esihenkilöitä arjen johtamisessa, työkykykysymyksissä ja vaikeissa henkilöstötilanteissa. Maia yhdistää Katja Noponen Oy:n yli 20 vuoden kokemukseen perustuvan johtamisen asiantuntemuksen asiakasorganisaation omiin ohjeistuksiin, toimintamalleihin ja tietopankkeihin.

Maian kanssa voi keskustella puhumalla tai kirjoittamalla, aivan kuin oman asiantuntijakollegan kanssa. Se on käytettävissä vuorokauden ympäri ja muistaa aiemmat keskustelut, joten tilanteiden käsittelyä voi jatkaa myöhemmin. Maia ei tee päätöksiä esihenkilön puolesta. Se auttaa löytämään oikeat kysymykset, arvioimaan vaihtoehtoja ja toimimaan oman organisaation käytäntöjen mukaisesti.

Maia tuntee johtamisen. Maia tuntee organisaatiosi. Ja Maia muistaa, mistä keskustelitte.

Maian erityisyys perustuu kahteen toisiaan täydentävään tietopohjaan.

Olemme yli 20 vuoden ajan kouluttaneet, valmentaneet ja tukeneet esihenkilöitä erilaisissa johtamis-, työkyky- ja muutostilanteissa. Tämän kokemuksen pohjalta olemme rakentaneet Maialle laajan johtamisen asiantuntijatietopohjan, joka kattaa satoja erilaisia esihenkilötyön tilanteita. Sisältö perustuu käytännön asiantuntijatyöhömme, kokemukseemme ja ymmärrykseemme siitä, millaista tukea esihenkilöt oikeasti tarvitsevat.

Maian tietopohjaa täydennetään aina asiakasorganisaation omilla tiedoilla ja toimintamalleilla.

Maian käyttöön voidaan tuoda sovitussa laajuudessa esimerkiksi:

• Organisaation intranetin sisältöä
• HR-ohjeita ja henkilöstöpolitiikkoja
• Työkykyjohtamisen ja varhaisen tuen toimintamalleja
• Esihenkilötyön ohjeistuksia
• Työaikaa, etätyötä ja poissaoloja koskevia käytäntöjä
• Muita organisaation sisäisiä ohjeita ja tietopankkeja

Näin Maia ei anna vain yleisiä johtamisneuvoja, vaan osaa auttaa esihenkilöä toimimaan juuri oman organisaationsa käytäntöjen mukaisesti. Esihenkilön ei tarvitse etsiä ohjeita intranetistä, selata useita dokumentteja tai miettiä, keneltä asiaa pitäisi kysyä. Hän voi kysyä suoraan Maialta.

Tuloksena on esihenkilön henkilökohtainen asiantuntija, joka tuntee myös hänen työpaikkansa.

Se on asiantuntija, jonka kanssa keskustelu jatkuu. Monet johtamisen tilanteet eivät ratkea yhdellä kysymyksellä tai keskustelulla. Ne kehittyvät ajan myötä ja vaativat usein useita toimenpiteitä. Siksi Maialla on muisti. Maia muistaa aiemmat keskustelut, ja esihenkilö voi palata niihin myöhemmin. Kaikkea ei tarvitse selittää uudelleen, vaan keskustelua voidaan jatkaa siitä, mihin edellisellä kerralla jäätiin.

Esimerkiksi vaikean henkilöstötilanteen käsittely voi edetä näin:

”Minun pitäisi ottaa työntekijän heikentynyt suoriutuminen puheeksi. Miten valmistaudun?”
Maia auttaa jäsentämään tilanteen, tunnistamaan olennaiset kysymykset ja valmistautumaan keskusteluun.

”Nyt keskustelu on käyty. Työntekijä suuttui ja koki palautteeni epäoikeudenmukaiseksi. Miten minun kannattaisi jatkaa?”
Maia auttaa arvioimaan tilannetta ja suunnittelemaan seuraavat askeleet.

”Tilanne on edelleen hankala. Mitä sovimme viimeksi ja miten tästä kannattaa edetä?” Maian kanssa voidaan jatkaa saman tilanteen käsittelyä aiempien keskustelujen pohjalta. Samalla Maia hyödyntää johtamisen asiantuntijatietopohjaansa sekä organisaation omia ohjeistuksia.

Maia ei siis vain vastaa yksittäiseen kysymykseen. Se auttaa esihenkilöä kulkemaan tilanteen läpi vaihe vaiheelta.

Esihenkilötyö on paljon muutakin kuin ongelmien ratkaisemista. Maia tukee johtamista joka päivä, niin tavallisissa kysymyksissä kuin kaikkein haastavimmissa henkilöstötilanteissa.

Maian kanssa keskustellaan luontevasti puhumalla tai kirjoittamalla. Maia kuuntelee, kysyy tarkentavia kysymyksiä ja auttaa jäsentämään tilannetta.

Esimerkki 1: Työntekijän jaksaminen huolestuttaa
Esihenkilö huomaa, että työntekijän jaksaminen on heikentynyt, mutta ei tiedä, miten ottaa asian puheeksi. Hän avaa Maian ja kertoo tilanteen omin sanoin. Maia kysyy tarkentavia kysymyksiä ja auttaa selvittämään, mitä tilanteesta jo tiedetään, mitä vielä pitäisi selvittää ja millaisia vaihtoehtoja organisaation omat toimintamallit tarjoavat. Esihenkilö pystyy valmistautumaan keskusteluun rauhallisesti ja perustellusti.

Esimerkki 2: Työntekijän motivaatio on heikentynyt
”Minulla on työntekijä, joka tekee työnsä hyvin, mutta ei tunnu enää innostuvan mistään. Miten saisin häntä motivoitua?” Maia auttaa selvittämään mahdollisia syitä tilanteeseen, esittää tarkentavia kysymyksiä ja ehdottaa keinoja motivaation ja sitoutumisen vahvistamiseen.

Esimerkki 3: Organisaation omat etätyökäytännöt
”Työntekijäni haluaisi tehdä jatkossa enemmän etätöitä. Mitkä ovat meidän käytäntömme ja miten minun kannattaa käsitellä asia?” Maia hyödyntää organisaation omia etätyöohjeita ja auttaa esihenkilöä arvioimaan tilannetta sekä valmistautumaan keskusteluun.

Esimerkki 4: Vaikeaan keskusteluun valmistautuminen
”Minun pitää kertoa työntekijälle ikävä päätös ja pelkään hänen reaktiotaan. Miten valmistaudun?”
Maia auttaa suunnittelemaan keskustelun etenemistä, ennakoimaan mahdollisia reaktioita ja pohtimaan, miten tilanteessa kannattaa toimia.

Se auttaa esihenkilöä tekemään parempia päätöksiä. Maia tukee esihenkilön harkintaa, auttaa hahmottamaan vaihtoehtoja ja tunnistamaan tilanteeseen vaikuttavia tekijöitä. Päätökset ja vastuu säilyvät aina esihenkilöllä ja organisaatiolla. Maia auttaa myös tunnistamaan tilanteet, joissa tarvitaan esimerkiksi HR:lle, työterveyshuollon tai muun asiantuntijan apua. Maian pilotti on käynnissä työeläkeyhtiö Varman kanssa, ja Maia on rajatun asiakasjoukon käytössä. Ensimmäiset kokemukset ovat rohkaisevia.

Nyt voimme rakentaa myös teidän organisaatiollenne oman Maian.

Maia tuo laadukkaan johtamisen asiantuntijatuen kaikkien esihenkilöiden ulottuville ja auttaa organisaatiota hyödyntämään omaa osaamistaan ja ohjeistuksiaan tehokkaammin.

Maian kehityksestä vastaa Katja Noponen Oy:n tekoälytiimi yhteistyössä teknisten asiantuntijoiden kanssa.

Perttu Saarela, Head of AI, Katja Noponen Oy
Perttu johtaa Maian tekoälykehitystä. Hänen osaamisensa yhdistää kansainvälisen projektijohtamisen suurissa organisaatioissa ja käytännön tekoälyosaamisen. Maian kehitystyössä tämä näkyy erityisesti siinä, että ratkaisu suunnitellaan palvelemaan esihenkilöiden todellisia tarpeita, ei pelkästään teknisiä mahdollisuuksia.

Ignacio Perez, tekninen toteutus
Ignacio vastaa Maian teknisestä toteutuksesta ja tuo kehitystyöhön vahvaa kokemusta tekoälyjärjestelmien rakentamisesta.
Maian kehitystyössä on aktiivisesti mukana myös yhteistyökumppanimme AICA – AI Consulting Agency Oy.

Maian oma johtamisen asiantuntijatietopohja ja asiakkaan organisaatiokohtaiset aineistot pidetään erillään toisistaan.

Asiakkaan aineistoja ei käytetä Maian yleisen asiantuntijatietopohjan tai tekoälymallin kouluttamiseen. Maia hyödyntää organisaation aineistoja erillisen asiakaskohtaisen tietolähteen kautta.

Tämä tarkoittaa, että:

• Organisaation oma aineisto pysyy sen hallinnassa.
• Aineistoja voidaan päivittää tai poistaa tarpeen mukaan.
• Jokaisella organisaatiolla on oma erillinen tietolähde, johon muilla asiakkailla ei ole pääsyä.
• Organisaation omia aineistoja tuodaan Maian käyttöön sovitussa laajuudessa ja määriteltyjä käyttöoikeuksia noudattaen.
• Aineistot käsitellään ja säilytetään EU:n alueella.
• Ratkaisun toteutuksessa huomioidaan GDPR:n vaatimukset.

Maian käyttöön tuotava sisältö ja sen rajaukset määritellään yhdessä asiakkaan kanssa käyttöönoton yhteydessä.