Rohkeus puuttua on paras tapa pitää tiimi toimintakuntoisena

Asiaa alisuoriutumisesta työpaikoilla

Joku viisas on joskus sanonut, että vain kolme asiaa sujuu yrityksessä luonnostaan: sekaannus, erimielisyys ja alisuoriutuminen. Kaikki muu vaatii johtamista.

Työnantajalla on oikeus odottaa työntekijöiltään aktiivisuutta, positiivista asennetta ja tuloksellisuutta. Silti alisuoriutuminen on työpaikoilla yllättävän yleinen ongelma ja monissa organisaatioissa sitä pohditaan esihenkilöiden ja johdon kesken viikoittain.

Kun vastaat tiimistä tai organisaation toiminnasta, yksi tärkeimmistä tehtävistäsi on varmistaa, että jokainen suoriutuu tehtävistään parhaalla mahdollisella tavalla. Jatkuva heikko työsuoriutuminen ei saa jäädä huomiotta. Se ei kosketa vain yksittäistä työntekijää, vaan heijastuu koko työyhteisöön: tiimin työtaakka kasvaa, tuottavuus laskee ja pahimmillaan yksittäinen alisuoriutuminen voi pienessä yksikössä vaarantaa koko tuloksen.

Alisuoriutuminen ei aina johdu haluttomuudesta

Usein ajatellaan, että alisuoriutuminen johtuu laiskuudesta tai haluttomuudesta tehdä töitä. Joskus sekin pitää paikkansa, mutta useimmiten taustalla on aivan muita syitä.

Ensimmäisenä nostan esiin perehdytyksen. Meillä sanon aina: vaikka uusi työntekijä olisi kuinka osaava ja kokenut, hän ei voi tietää, miten meillä tehdään työ hyvin. Olisi silkkaa hulluutta olla kertomatta sitä.

Jos perehdytys on puutteellinen, työntekijä tuntee olonsa epävarmaksi ja alisuoriutuu tahtomattaankin. Tuki on tärkeää myös sen jälkeen, kun perusasiat on käyty läpi. Meillä tämä tarkoittaa esimerkiksi oman mentorin tarjoamaa tukea vähintään puolen vuoden ajan.

Virherekrytointi ei korjaannu toivomalla

Joskus ongelman juurisyy löytyy jo rekrytointivaiheesta. Virherekrytointi on yksi yleisimmistä alisuoriutumisen taustatekijöistä. Kun työntekijän taidot, kokemus tai motivaatio eivät vastaa työn vaatimuksia, seurauksena on väistämättä heikko suoriutuminen.

Useimmiten tämä huomataan koeaikana, eikä tilanne yleensä parane ajan kanssa. Siksi kehotan jokaista esihenkilöä rehelliseen ja säännölliseen keskusteluun jo koeaikana, ja tarvittaessa rohkeuteen tehdä päätöksiä, jos toivottua muutosta ei tapahdu.

Koeajan jälkeen tilanne on toki haastavampi, muttei mahdoton. Silloinkin aktiivinen toiminta on parempi vaihtoehto kuin vuosien jatkuva tilanteen sietäminen. Esimerkiksi Tulevaisuuspolku-palvelumme tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden löytää itselleen paremmin sopivan työn nykyisen työnantajan ulkopuolelta. Konkreettiset toimet ovat kaikkien osapuolten kannalta parempi (ja halvempi) ratkaisu, kuin hiljainen hyväksyntä.

Joskus henkilö on oikea ihminen oikeassa organisaatiossa, mutta vain väärässä roolissa.

Vika ei aina ole ihmisissä – joskus johtamisessa tai rakenteissa

Heikko suoriutuminen ei aina ole yksilön vika. Epäselvät prosessit, huono organisointi tai epärealistiset tavoitteet heikentävät työn laatua. Jos työntekijät eivät tiedä, mitä heiltä odotetaan tai jos heitä mitataan väärillä mittareilla, motivaatio hiipuu. Samoin käy, jos resurssit ovat liian niukat, työkuorma liian raskas tai palkitseminen epäoikeudenmukaista. Toisaalta liian helpot tai merkityksettömät tehtävät vievät yhtälailla työn merkityksen ja sen myötä motivaation. Työn tulee olla sopivan haastavaa ja merkityksellistä, jotta suoriutuminen pysyy pitkäkestoisesti korkealla tasolla.

Avoimuus on välittämistä, ei kontrollia

Työpaikan kulttuurilla on valtava merkitys. Kun työyhteisössä vallitsee aito ja avoin keskustelukulttuuri, asiat uskalletaan ottaa aidosti puheeksi ajoissa, ilman että niitä koetaan kyttäykseksi tai kontrolliksi. Tällaisessa ilmapiirissä esihenkilö tuntee työntekijänsä riittävän hyvin, jotta tehtävät voidaan kohdentaa oikein ja palautetta antaa joka suuntaan luontevasti ja reaaliajassa. Kiitos, kannustus ja rakentava palaute nostavat motivaatiota ja vahvistavat tunnetta työn merkityksellisyydestä.

Hiljainen hyväksyntä on myrkkyä

Monessa organisaatiossa ongelma ei ole niinkään alisuoriutuminen, vaan sen hiljainen hyväksyminen. Kun heikkoon suoritukseen ei puututa, siitä tulee helposti pysyvä, vaiettu ja samalla yhteisesti hyväksytty ongelma. Taustalla voi olla hankalia persoonia tai terveydellisiä haasteita, mutta lopulta aito puuttuminen on usein helpotus kaikille. On myös tärkeää erottaa hetkellinen työtehon lasku jatkuvasta alisuoriutumisesta. Tilapäinen notkahdus voi johtua terveydestä, elämäntilanteesta tai kuormituksesta. Viisas esihenkilö puuttuu mieluummin varhain kuin liian myöhään.

Puuttuminen on välittämistä

Alisuoriutumiseen puuttuminen vaatii esihenkilöltä herkkyyttä, taitoa ja rohkeutta. Vaikeista asioista puhuminen ei ole koskaan helppoa, mutta lopulta se on välittämistä sekä työntekijästä että koko työyhteisöstä ja yrityksestä.

Jos aihe herättää ajatuksia, kipinöitä tai tuttuja tilanteita omasta työarjesta, älä jää pohtimaan yksin.